近年,義務工作的意識不斷提高,市民參與率與日俱增,機構如何善用和管理義工資源有效提供優質服務,成為一個熱門議題。對於非牟利服務機構來說,義工的參與可供人力,增強機構能力,更有助改善、加強和拓展服務。但在管理義工方面常出現的問,如:義工流失率高、義工參與性低、缺乏服務和資源的協調、員工對義工授權不足、未能有效分配義工工作、缺乏訓練、督導和嘉許認可的機會等,都令部份機構對發展義工服務抱有保留的態度。

從諮詢過程中,發現問題的存在與任用義工的方法有著莫大的關連。其實,有效維繫義工參與,最重要元素就是讓義工體會到參與服務的價值和自己在機構內的角色能備受認同和重視。

  義務工作管理學(Volunteer Service Management),是義務工作發展局倡導的一套管理義工資源的系統和方法,務求發揮義工的才能,維繫他們的參與,加強歸屬感,減少機構推行義務工作時遇到的種種問題,使義工樂意長期性地承擔責任,與受薪職員合作無間,提供服務。這不但能為服務對象、義工和機構職員帶來滿足感及成就感,更為整體服務帶來優質的保障。優質義工管理的實施,需要從機構政策、人力資源、義工管理機制及服務指標四方面作整合。

  要推動義工,讓他們發揮所長,投入義工服務之中,機構上下合作推動是重要的元素。從基本條件上,任何計劃,得不到機構最高管理階層認同,同時在政策上給予支持,是絕難獲得成效。政策上的支持包括: 政策目標釐定及服務指引、確立義工服務部門或義務工作員地位,賦予統籌義工的權力、分配充足資源、訂立一套完善義務工作管理制度等。

  使義務工作人員更有效推行義工服務計劃,一套完善的義務工作管理系統是必須的。義工管理系統包括五個實踐步驟: 策劃、組織、分工、指揮及控制。

策劃:

策劃者按機構目標,先訂立活動可達致的目標,同時制定義工服務政策;

組織: 訂定計劃內容、執行工作方案與時間表;清晰義工的服務範疇及任用條件;
分工:

招募合適的義工擔任服務崗位並與其定立服務合約,確認身份。除基本的機構簡介之外,亦按需要提供適當的培訓,提升服務質素;

指揮: 設立督導的方式和拓展溝通渠道,授予適當的權力予義工領袖作督導工作;
控制: 建立服務的評估機制,不時評估服務情況;建立嘉許義工和晉升的制度及義工福利事宜;

 

自一九八八年開始至今,義務工作發展局於機構內推行義務職員計劃。首先,機構訂立政策,將義工資源納入本局的人事編制內,設立各級職位委任義務職員擔任,與受薪職員並肩合作推展服務。義務職員須經部門主管嚴格挑選,由機構總幹事委任,任期最少一年。本局與義工協定合適的工作時間表,安排工作設備。每星期的工作時間由四小時至十六小時或以上不等。義工擁有本局簽發的職員証件、提供辦公設備及設施、和工作有關的進修機會及福利等。


這個計劃的好處是確定義工與職員間的合作伙伴關係,給予義工們清晰工作責任和權利,能善用義工資源協助推展長期性的服務。另一方面,由於機構賦予義工信心和權力,令他們對工作有一份責任心和投入感,更能加強他們的參與和對機構的歸屬感。

義務職員與職員合作無間,每年更會在機構的週年晚會上嘉許傑出的義務職員。

 

義務工作管理十分重視義工資源與服務需求的適切配對。大型義工服務計劃的推行,能提供大量的服務機會予義工參與,義工可按其興趣和能力選擇不同的服務崗位。就本局2001至2005年度與教育統籌局合作的「親子義工計劃」為例,2001年度計劃透過三十間中學、小學和幼稚園,共招募一千五百多個家庭,以家庭為單位,一起接受義工訓練和參與義工服務,在過程中共同分享親子義工的樂趣。其間所需要的人力組織和協調工作,是需要一套完善的義工管理系統作支援配合。本局善用義工資源,委任六十名義工擔任導師,以分組方式帶領各義工家庭,協助促進溝通、消息傳遞、工作調控、督導監察和服務評估等工作。同時,本局更配備各項資源及設備、紀錄及資料儲存系統來支援導師與參與家庭的工作。至2005年度計劃已由早年三十間學校發展至每年一百間,共超過130,000個來自400間中、小、幼學校的家庭參與,為超過120,000位服務對象提供逾200,000服務小時。其義工管理模式的效果,更見彰顯。


機構若要建立完善義工管理機制,其中需要考慮到加強現有職員對義工管理的認同;注入充足資源和設備來支援義工的工作,如培訓、義工津貼、保險等。同時,為肯定義工參與的效能和效益,我們在服務的數量和質素方面亦須作出仔細的評估。

 

義工資訊網為各位有興趣了解義務工作管理之人士,提供資訊平台,讓大家認識及掌握更多的義工管理的知識。我們明白到,義工管理並不是容易事務,在義工資源網中,希望您可以獲得更多協助你成功管理義工隊伍,以補足、加強及發展現有服務,貢獻社會。

義工管理系統檢視

想了解機構義工管理步驟實施之情況,不妨下載表格檢視一下!

參考資料下載

  • 香港義務工作的發展和趨勢
  • 全球義工宣言
  • 香港義務工作宣言
  • 義務工作管理學
  • A PERSPECTIVE OF VOLUNTEER SERVICE IN HONG KONG, CHINA
  • VQ SUSTAINABLE TRAINING SCHEME
  • 其他.. ..

義務工作管理基礎課程

此課程適合任用及管理義工人士參加(包括義工統籌員及義工領袖),課程目標是加強參加者管理義工的技巧及概念;協助解決義工的高流失率、不定期工作、參與性低、缺乏協調、分配工作及提供訓練的困難等;藉此有系統的介紹及訓練,來加強任用義工者對義工需要的了解及有效義工管理的實踐。

本局義工培訓及拓展中心,亦設有特約培訓服務,會因應機構或團體的訓練需求,為義工及任用義工人士度身設計培訓計劃。

 

 

主頁   |   義工資訊網介紹   |   義工專輯   |   成為義工   |   義工學堂   |   義工情報   |   義工故事
義工服務相片集   |   網頁連結   |   網頁指南   |   聯絡我們   |   AVS主頁   |   推薦本網站

Share |
   本計劃由香港公益金資助
This project is supported by The Community Chest
  Copyright © 2019 Agency for Volunteer Service. All Rights Reserved.